今天你開會(huì)了嗎？如何開好會(huì)議

　　可以肯定，沒(méi)有多少人喜歡開會(huì)；甚至“開會(huì)！”已成為相聲大師馬三立段子里的笑料……但不容否認(rèn)，全球所有組織，包括企業(yè)，依然需要通過(guò)頻繁開會(huì)來(lái)實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)溝通。

　　然而，即便你作好了心理準(zhǔn)備，但在了解開會(huì)究竟占用了我們多少時(shí)間后，你仍會(huì)感到吃驚。

　　研究群體協(xié)作的專家邁克爾.多伊爾和大衛(wèi).斯特勞斯曾合寫過(guò)一本《開會(huì)的革命》。按照書中所言：如果你是一個(gè)普通職員，你一生中用以開會(huì)的時(shí)間，保守估計(jì)也有9000小時(shí)（即連軸轉(zhuǎn)逾一年?。┮陨希蝗绻闶且粋€(gè)中層管理者，每周可能有大約35％的時(shí)間用于開會(huì)；如果是高層管理者，更可能超過(guò)50％.從財(cái)務(wù)數(shù)字來(lái)講，大多數(shù)組織“直接”花在開會(huì)上的費(fèi)用，占行政預(yù)算的7％到15％，還不包括以會(huì)議為名義的其他開銷。

　　面對(duì)花費(fèi)了如此多精力和財(cái)力，而且在看得見的未來(lái)還離不開的“會(huì)議”，我們?cè)诒г归_得太多而效率太低之后，最終有意義的行動(dòng)，唯有用心琢磨如何才能開好會(huì)。尤其在這個(gè)經(jīng)濟(jì)寒冬，相信不管是冬眠還是冬泳的公司，只要還活著，都會(huì)召開比平時(shí)更多的會(huì)，以期望找到繼續(xù)活下去的辦法。

　　我們每天都在操演的會(huì)議，為什么始終開不好？怎樣才能開好會(huì)？

　　如果會(huì)議目標(biāo)不清晰，如果會(huì)前準(zhǔn)備不充分，

　　那……其實(shí)這不就是我們身邊的常態(tài)嗎！

　　會(huì)，怎么就那么長(zhǎng)？

　　聽說(shuō)過(guò)熬夜，可聽說(shuō)過(guò)“熬會(huì)”嗎？

　　在“文山會(huì)海”之后，這可是表達(dá)對(duì)開會(huì)反感與無(wú)奈的最新名詞。

　　其實(shí)“會(huì)”本身并無(wú)過(guò)錯(cuò)。大到國(guó)際政界，小到一個(gè)企業(yè)，許多問(wèn)題不開會(huì)還真沒(méi)法解決。

　　可就是這么重要的會(huì)，卻甚至成為最容易讓人偏頭痛的“頭等大事”。究其原因，最大訴狀即在于冗長(zhǎng)。而且特別奇特的是，越是冗長(zhǎng)的會(huì)議越是難以有效果，開了等于沒(méi)開。

　　那么會(huì)議，怎么就那么長(zhǎng)呢？

　　只會(huì)不議，議而不決

　　好不容易熬到部門大領(lǐng)導(dǎo)結(jié)束了整整一小時(shí)的發(fā)言，五個(gè)項(xiàng)目組組長(zhǎng)各自用長(zhǎng)達(dá)幾十頁(yè)的PPT匯報(bào)了各自小組的工作——盡管對(duì)于其中的多數(shù)小組，你并不了解，也不明白他們說(shuō)了些什么，但這又使會(huì)議增加了兩小時(shí)。

　　真正的討論階段開始了——該如何最大限度地把成本降下來(lái)。無(wú)數(shù)人從昏昏欲睡中醒來(lái)，卻又陷入到交頭接耳中。五十多號(hào)人，你一句我一句，你見縫插針才搶到10分鐘，把你準(zhǔn)備了一個(gè)通宵的成果仔細(xì)匯報(bào)了一番。但是此時(shí)已華燈初上，會(huì)議在喧囂中宣布結(jié)束——下次再議。

　　點(diǎn)評(píng)：這是許許多多企業(yè)開會(huì)時(shí)常有的景象?；蛘咧?ldquo;會(huì)”不“議”，把會(huì)議變成純粹的報(bào)告會(huì)；或者議而不決，只設(shè)定會(huì)議主題，卻沒(méi)設(shè)定目標(biāo)。白白地浪費(fèi)了會(huì)議的財(cái)務(wù)成本和參與者的精力、時(shí)間，卻完全沒(méi)實(shí)現(xiàn)會(huì)議的效益。而在報(bào)告和單純的議論中，時(shí)間消逝，會(huì)議就這樣無(wú)限度地被拉長(zhǎng)了。

　　站在不對(duì)等的平臺(tái)上

　　平時(shí)整個(gè)部門都在各忙各的，部門會(huì)議只是分配任務(wù)的代名詞。誰(shuí)料到，同事小王突然遭遇難題，部門會(huì)上經(jīng)理要求大家必須獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。但問(wèn)題是，沒(méi)人知道小王所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目具體是做什么，進(jìn)展如何，無(wú)從說(shuō)起。于是，小王花費(fèi)了一小時(shí)來(lái)詳細(xì)介紹情況。但盡管如此，大家出的“謀”劃的“策”依然有許多并不適合他。最后，會(huì)議變成更熟悉情況的部門主任和小王兩個(gè)人的相互討論，而可憐的大家淪為“陪會(huì)”者，生生熬了兩個(gè)小時(shí)，因?yàn)椴粩嘧呱瘢阶罱K也沒(méi)明白究竟問(wèn)題是什么。

　　點(diǎn)評(píng)：開會(huì)的一個(gè)重要目的當(dāng)然是交流，解決問(wèn)題。但一旦交流者處于不對(duì)等的平臺(tái)上，就會(huì)因?yàn)槭紫纫嗷チ私舛蟠笱娱L(zhǎng)了會(huì)議的時(shí)間。而且，這種不對(duì)等情況下的交流，效率也必然大打折扣。

　　各色問(wèn)題一鍋燴

　　今天是你妻子的生日，早晨，你和妻子召開家庭“會(huì)議”，本來(lái)想討論一下晚餐怎么安排。結(jié)果卻從過(guò)生日討論到今年該去哪里度假，從度假想到可愛(ài)的兒子，進(jìn)而討論到今天誰(shuí)到學(xué)校接孩子的議題。

　　談話結(jié)束的時(shí)候，似乎什么成果也沒(méi)有，你們依然沒(méi)決定晚上該去哪里晚餐，今年該到哪里度假，甚至晚上誰(shuí)去接孩子也沒(méi)定。

　　點(diǎn)評(píng)：其實(shí)企業(yè)里的會(huì)議也常常如此。戰(zhàn)略問(wèn)題和戰(zhàn)術(shù)問(wèn)題常?；鞛橐徽?，領(lǐng)導(dǎo)冷不丁地轉(zhuǎn)換話題，一會(huì)兒是極其具體的遲到要罰款多少，一會(huì)兒是公司面對(duì)經(jīng)濟(jì)危機(jī)該如何轉(zhuǎn)型。問(wèn)題是，即使是最聰明的人也難以完成必要的前后轉(zhuǎn)換。因而不可能每個(gè)人都同時(shí)跟隨主題推進(jìn)。來(lái)回扯皮之間，時(shí)間大段大段地消耗過(guò)去，而且往往難以形成有效的決議。

　　一個(gè)個(gè)冗長(zhǎng)而低效的會(huì)議，就這樣誕生了。而且還在不斷誕生著，比如此刻。

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　　可以肯定，沒(méi)有多少人喜歡開會(huì)；甚至“開會(huì)！”已成為相聲大師馬三立段子里的笑料……但不容否認(rèn)，全球所有組織，包括企業(yè)，依然需要通過(guò)頻繁開會(huì)來(lái)實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)溝通。

　　然而，即便你作好了心理準(zhǔn)備，但在了解開會(huì)究竟占用了我們多少時(shí)間后，你仍會(huì)感到吃驚。

　　研究群體協(xié)作的專家邁克爾.多伊爾和大衛(wèi).斯特勞斯曾合寫過(guò)一本《開會(huì)的革命》。按照書中所言：如果你是一個(gè)普通職員，你一生中用以開會(huì)的時(shí)間，保守估計(jì)也有9000小時(shí)（即連軸轉(zhuǎn)逾一年！）以上；如果你是一個(gè)中層管理者，每周可能有大約35％的時(shí)間用于開會(huì)；如果是高層管理者，更可能超過(guò)50％.從財(cái)務(wù)數(shù)字來(lái)講，大多數(shù)組織“直接”花在開會(huì)上的費(fèi)用，占行政預(yù)算的7％到15％，還不包括以會(huì)議為名義的其他開銷。

　　面對(duì)花費(fèi)了如此多精力和財(cái)力，而且在看得見的未來(lái)還離不開的“會(huì)議”，我們?cè)诒г归_得太多而效率太低之后，最終有意義的行動(dòng)，唯有用心琢磨如何才能開好會(huì)。尤其在這個(gè)經(jīng)濟(jì)寒冬，相信不管是冬眠還是冬泳的公司，只要還活著，都會(huì)召開比平時(shí)更多的會(huì)，以期望找到繼續(xù)活下去的辦法。

　　我們每天都在操演的會(huì)議，為什么始終開不好？怎樣才能開好會(huì)？

　　如果會(huì)議目標(biāo)不清晰，如果會(huì)前準(zhǔn)備不充分，

　　那……其實(shí)這不就是我們身邊的常態(tài)嗎！

　　會(huì)，怎么就那么長(zhǎng)？

　　聽說(shuō)過(guò)熬夜，可聽說(shuō)過(guò)“熬會(huì)”嗎？

　　在“文山會(huì)海”之后，這可是表達(dá)對(duì)開會(huì)反感與無(wú)奈的最新名詞。

　　其實(shí)“會(huì)”本身并無(wú)過(guò)錯(cuò)。大到國(guó)際政界，小到一個(gè)企業(yè)，許多問(wèn)題不開會(huì)還真沒(méi)法解決。

　　可就是這么重要的會(huì)，卻甚至成為最容易讓人偏頭痛的“頭等大事”。究其原因，最大訴狀即在于冗長(zhǎng)。而且特別奇特的是，越是冗長(zhǎng)的會(huì)議越是難以有效果，開了等于沒(méi)開。

　　那么會(huì)議，怎么就那么長(zhǎng)呢？

　　只會(huì)不議，議而不決

　　好不容易熬到部門大領(lǐng)導(dǎo)結(jié)束了整整一小時(shí)的發(fā)言，五個(gè)項(xiàng)目組組長(zhǎng)各自用長(zhǎng)達(dá)幾十頁(yè)的PPT匯報(bào)了各自小組的工作——盡管對(duì)于其中的多數(shù)小組，你并不了解，也不明白他們說(shuō)了些什么，但這又使會(huì)議增加了兩小時(shí)。

　　真正的討論階段開始了——該如何最大限度地把成本降下來(lái)。無(wú)數(shù)人從昏昏欲睡中醒來(lái)，卻又陷入到交頭接耳中。五十多號(hào)人，你一句我一句，你見縫插針才搶到10分鐘，把你準(zhǔn)備了一個(gè)通宵的成果仔細(xì)匯報(bào)了一番。但是此時(shí)已華燈初上，會(huì)議在喧囂中宣布結(jié)束——下次再議。

　　點(diǎn)評(píng)：這是許許多多企業(yè)開會(huì)時(shí)常有的景象?；蛘咧?ldquo;會(huì)”不“議”，把會(huì)議變成純粹的報(bào)告會(huì)；或者議而不決，只設(shè)定會(huì)議主題，卻沒(méi)設(shè)定目標(biāo)。白白地浪費(fèi)了會(huì)議的財(cái)務(wù)成本和參與者的精力、時(shí)間，卻完全沒(méi)實(shí)現(xiàn)會(huì)議的效益。而在報(bào)告和單純的議論中，時(shí)間消逝，會(huì)議就這樣無(wú)限度地被拉長(zhǎng)了。

　　站在不對(duì)等的平臺(tái)上

　　平時(shí)整個(gè)部門都在各忙各的，部門會(huì)議只是分配任務(wù)的代名詞。誰(shuí)料到，同事小王突然遭遇難題，部門會(huì)上經(jīng)理要求大家必須獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。但問(wèn)題是，沒(méi)人知道小王所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目具體是做什么，進(jìn)展如何，無(wú)從說(shuō)起。于是，小王花費(fèi)了一小時(shí)來(lái)詳細(xì)介紹情況。但盡管如此，大家出的“謀”劃的“策”依然有許多并不適合他。最后，會(huì)議變成更熟悉情況的部門主任和小王兩個(gè)人的相互討論，而可憐的大家淪為“陪會(huì)”者，生生熬了兩個(gè)小時(shí)，因?yàn)椴粩嘧呱?，到最終也沒(méi)明白究竟問(wèn)題是什么。

　　點(diǎn)評(píng)：開會(huì)的一個(gè)重要目的當(dāng)然是交流，解決問(wèn)題。但一旦交流者處于不對(duì)等的平臺(tái)上，就會(huì)因?yàn)槭紫纫嗷チ私舛蟠笱娱L(zhǎng)了會(huì)議的時(shí)間。而且，這種不對(duì)等情況下的交流，效率也必然大打折扣。

　　各色問(wèn)題一鍋燴

　　今天是你妻子的生日，早晨，你和妻子召開家庭“會(huì)議”，本來(lái)想討論一下晚餐怎么安排。結(jié)果卻從過(guò)生日討論到今年該去哪里度假，從度假想到可愛(ài)的兒子，進(jìn)而討論到今天誰(shuí)到學(xué)校接孩子的議題。

　　談話結(jié)束的時(shí)候，似乎什么成果也沒(méi)有，你們依然沒(méi)決定晚上該去哪里晚餐，今年該到哪里度假，甚至晚上誰(shuí)去接孩子也沒(méi)定。

　　點(diǎn)評(píng)：其實(shí)企業(yè)里的會(huì)議也常常如此。戰(zhàn)略問(wèn)題和戰(zhàn)術(shù)問(wèn)題常常混為一談，領(lǐng)導(dǎo)冷不丁地轉(zhuǎn)換話題，一會(huì)兒是極其具體的遲到要罰款多少，一會(huì)兒是公司面對(duì)經(jīng)濟(jì)危機(jī)該如何轉(zhuǎn)型。問(wèn)題是，即使是最聰明的人也難以完成必要的前后轉(zhuǎn)換。因而不可能每個(gè)人都同時(shí)跟隨主題推進(jìn)。來(lái)回扯皮之間，時(shí)間大段大段地消耗過(guò)去，而且往往難以形成有效的決議。

　　一個(gè)個(gè)冗長(zhǎng)而低效的會(huì)議，就這樣誕生了。而且還在不斷誕生著，比如此刻。

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　　如何召開一個(gè)有結(jié)論、有效率、不招煩的會(huì)議？

　　開好會(huì)議有訣竅！

　　許多經(jīng)理人都常常感嘆，為什么自己總有開不完的會(huì)？會(huì)議不僅多，而且總是那么長(zhǎng)。本打算開一個(gè)小時(shí)的，最后兩個(gè)小時(shí)也解決不了問(wèn)題。

　　如何做才能擺脫這種狀況？

　　會(huì)前——要做哪些準(zhǔn)備？

　　對(duì)部門主管來(lái)說(shuō)，即使是小型的會(huì)議，也不能疏忽會(huì)前準(zhǔn)備工作，這直接影響著會(huì)議的效果。

　　首先，設(shè)計(jì)好會(huì)議議程和議題。作為部門主管，通常都會(huì)在會(huì)前設(shè)計(jì)好要討論的議題。比如：總結(jié)上周工作、匯報(bào)下周工作，溝通重要項(xiàng)目的實(shí)施情況、提出新項(xiàng)目或課題等。但是許多主管卻常常忽視一件事，就是議題雖然設(shè)計(jì)好了，但是需要達(dá)成的目標(biāo)、需要決定的要點(diǎn)、采取什么樣的溝通形式（比如：頭腦風(fēng)暴），卻沒(méi)有提前考慮好。

　　于是，會(huì)議就變成了無(wú)休止的溝通和討論，頭緒越來(lái)越多，根本無(wú)法達(dá)成任何結(jié)果。

　　因此，主管在會(huì)前要做的是加法，盡可能將議題細(xì)化：討論什么議題、達(dá)成什么結(jié)果、實(shí)施方案、完成時(shí)間等都要有明確的設(shè)定；而在會(huì)中，則要做減法，要把議題清晰地引向你設(shè)計(jì)的方案中。

　　其次，會(huì)前幾天要公布議題。主管不但要自己明晰議題，更要讓大家知道。許多部門會(huì)議，員工在會(huì)前對(duì)要討論什么都一無(wú)所知。沒(méi)有準(zhǔn)備之戰(zhàn)，又如何打得勝呢？主管要盡可能在會(huì)前兩三天，哪怕是前一天通知大家會(huì)上要討論的內(nèi)容，可以讓大家做一個(gè)較充分的預(yù)習(xí)和準(zhǔn)備，必能使效率倍增。

　　再次，確定參加者。有的主管會(huì)說(shuō)，部門總共就這十幾個(gè)、幾十個(gè)人，所有內(nèi)容都大家一塊討論唄，也能多些參考意見。但事實(shí)上，讓許多與議題無(wú)關(guān)的人參會(huì)，只會(huì)讓會(huì)議效率變得更低。比如：非相關(guān)人在不明情況下發(fā)言，其意見的參考價(jià)值會(huì)大大減弱，甚至?xí)`導(dǎo)相關(guān)人的看法，同時(shí)會(huì)議時(shí)間也必然增長(zhǎng)。事實(shí)上，對(duì)于那些非相關(guān)人，不如干脆不要浪費(fèi)他們的時(shí)間。或者，對(duì)于有必要讓更多人了解的決議，可以由主管進(jìn)行會(huì)后通報(bào)，或者用簡(jiǎn)報(bào)的形式去通報(bào)亦可。

　　會(huì)中——為什么愛(ài)“跑題”？

　　為什么設(shè)計(jì)好的議程，在進(jìn)程中總會(huì)出現(xiàn)“跑題”現(xiàn)象？

　　首先，明確會(huì)議討論方向。在會(huì)議中，常會(huì)出現(xiàn)討論層面不清晰的狀況。比如：有的人在討論戰(zhàn)略層面，而有的人已經(jīng)在討論戰(zhàn)術(shù)層面的問(wèn)題了。最讓人遺憾的，有時(shí)會(huì)議看似開得很熱鬧，可一總結(jié)才發(fā)現(xiàn)，連最基礎(chǔ)的戰(zhàn)略問(wèn)題其實(shí)都沒(méi)有確定下來(lái)，其他不都是徒勞嗎？

　　因此，會(huì)議到底是要討論戰(zhàn)略層面，還是戰(zhàn)術(shù)層面，主管首先一定要清晰，切不可眉毛胡子一把抓。

　　其次，抓住會(huì)議核心人物。在任何團(tuán)體和活動(dòng)中，都會(huì)有核心人物，而他并不一定是位高權(quán)重者，但他一定是最具有影響力和說(shuō)服力的人。因此，盯緊他們的表現(xiàn)和言論，隨時(shí)引導(dǎo)和糾正他們的討論方向，就能使會(huì)議效果事半功倍。

　　同時(shí)，會(huì)議主持人一定明確自己的立場(chǎng)，不可把自己當(dāng)成個(gè)局外人：讓他們?nèi)ビ懻摪?，自己只是組織者和教練的角色而已。但也不能相反。主管一定要明確：開會(huì)的目的是為了汲取更多人的智慧和意見，而不是主管個(gè)人的演講會(huì)。要知道，如果你太多地發(fā)表意見，很容易限制和誤導(dǎo)大家的思維。

　　再次，不要讓氣氛淹沒(méi)實(shí)質(zhì)。有時(shí)，主管為了營(yíng)造一種溝通的氣氛，偶爾會(huì)拋磚引玉，但是有時(shí)磚難免會(huì)拋得“遠(yuǎn)”了一點(diǎn)兒?；蛘呤怯腥嗽诎l(fā)言中，說(shuō)了句笑話，接下來(lái)的發(fā)言者，可能一不自覺(jué)就引申到了其他內(nèi)容上。其實(shí)，“跑題”很多時(shí)候都是不由自主發(fā)生的。

　　因此，主管此時(shí)就要及時(shí)“喊停”，如果一個(gè)話題，被四個(gè)人說(shuō)跑了題，那么離題就已經(jīng)十萬(wàn)八千里了，這完全是一個(gè)級(jí)數(shù)效應(yīng)。

　　會(huì)后——難道還有事嗎？

　　首先，別忘總結(jié)。在一個(gè)部門會(huì)議中，通常會(huì)對(duì)幾個(gè)議題進(jìn)行討論。有很多會(huì)議都是虎頭蛇尾，只要所有議題都討論過(guò)，會(huì)議也就隨之結(jié)束了。這看似節(jié)省了時(shí)間，而實(shí)際上卻不可取。主管在會(huì)議結(jié)束前，一定要適當(dāng)?shù)乜偨Y(jié)要點(diǎn)，再次明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、工作要點(diǎn)、完成時(shí)間等，要將會(huì)議上達(dá)成的一致成果加以總結(jié)。這不僅能讓員工再次明確自己的責(zé)任，還具有很強(qiáng)的提醒功能。

　　其次，要做好會(huì)議紀(jì)要。也許主管會(huì)說(shuō)，每個(gè)參會(huì)者都做了記錄，還用多此一舉嗎？事實(shí)上，會(huì)議紀(jì)要是一個(gè)很重要的部門資料，尤其對(duì)于達(dá)成了明確目標(biāo)、責(zé)任人、注意事項(xiàng)、完成時(shí)間等內(nèi)容的成果，都是對(duì)項(xiàng)目、個(gè)人、成果進(jìn)行考核的依據(jù)。

　　再次，會(huì)議結(jié)果不要有模糊字眼。在許多會(huì)議結(jié)束后，都常常沒(méi)有確切的結(jié)果，比如：“基本上同意”、“大致通過(guò)”這樣的話，要盡可能減少甚至拒絕。因?yàn)檫@樣的話根本沒(méi)有意義。因此，會(huì)議一定是要有明確結(jié)果。哪怕沒(méi)有明確結(jié)果，也要給出達(dá)成結(jié)果的時(shí)間。

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　　三星會(huì)議的三原則

　　韓國(guó)三星集團(tuán)曾經(jīng)出過(guò)一本書——《開會(huì)就要學(xué)三星》。為什么三星會(huì)將開會(huì)這樣的“小事”出一本書？是因?yàn)?，三星認(rèn)為會(huì)議文化的差異，將直接影響一個(gè)公司的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

　　在三星會(huì)議中，有三個(gè)最基本的原則不可不知。

　　第一個(gè)原則：周三不開會(huì)。對(duì)于許多公司而言，開會(huì)一般是不會(huì)考慮哪天不宜開會(huì)的。而在三星，則確定了周三不開會(huì)。因?yàn)檫@一天，無(wú)論是員工的工作狀態(tài)還是業(yè)務(wù)，都是處于最高潮的時(shí)候，一定要抓住這個(gè)良好的狀態(tài)服務(wù)于工作。

　　第二個(gè)原則：會(huì)議時(shí)長(zhǎng)1小時(shí)，最多不超過(guò)1.5小時(shí)。召開會(huì)議時(shí)，三星還會(huì)將一個(gè)定量為一小時(shí)的沙漏，放置在會(huì)議室中，為嚴(yán)格遵守時(shí)間施加了無(wú)形的壓力。而三星這么做，也是有充分科學(xué)依據(jù)的，專家稱：一個(gè)成年人集中精力的時(shí)間，不超過(guò)兩個(gè)小時(shí)。

　　同時(shí)，為了避免閑談或因無(wú)關(guān)的事浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間，三星還采用了可使效率提高兩倍的站立式會(huì)議形式。因?yàn)椋瑩?jù)說(shuō)人的大腦活動(dòng)最活躍的時(shí)間是在站立的狀態(tài)下，并且是確定好了結(jié)束時(shí)間的時(shí)候。

　　第三個(gè)原則，將會(huì)議內(nèi)容整理成一張紙。有時(shí)只要一說(shuō)會(huì)議結(jié)束了，至于談了什么、結(jié)果是什么、必須實(shí)施的內(nèi)容就記不清楚了。因此，三星規(guī)定：會(huì)議內(nèi)容要由專人整理好，發(fā)給參會(huì)者和相關(guān)人員，同時(shí)，這份記錄一定要是簡(jiǎn)潔的一張紙。管理

　　能管理好員工，但你能管理好會(huì)議嗎？也許，這本來(lái)就是一回事。

　　會(huì)議也需要管理——當(dāng)好主持人

　　多數(shù)時(shí)候，部門會(huì)議的主持人就是部門主管本人。但是，主管們，你是否真正知道，主持人的責(zé)任有多重大？

　　溝通漏斗可以告訴你：如果一個(gè)人心里想的是100％，那嘴上說(shuō)的就是80％，別人聽到的則只有60％，別人聽懂的變成40％，而別人行動(dòng)，最后只有20％.

　　溝通的效率是如此之少……而即便這20％是否能保證，還系于主持人。主持人能否引導(dǎo)大家真的說(shuō)出80％，又能讓其他人真的聽懂40％？主持人究竟需要怎樣的管理會(huì)議技巧？

　　其實(shí)很簡(jiǎn)單，那就是“聽”和“說(shuō)”。

　　你會(huì)“聽”嗎？

　　每個(gè)人都會(huì)聽，但對(duì)主持人來(lái)說(shuō)，要做的是真正“中立”地聽。把自己的思想、期待、成見和愿望暫時(shí)全部拋棄，全神貫注地來(lái)理解講話者的內(nèi)容，和他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過(guò)程。這可是一種管理技巧。要知道這看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上你未必能做得到。

　　傾聽本身就是一種互動(dòng)。來(lái)點(diǎn)兒眼神的碰撞，點(diǎn)頭，簡(jiǎn)短的“不錯(cuò)”、“是的”等小反饋，或者把身子稍微前傾，如此可以增強(qiáng)對(duì)方的被尊重感，激發(fā)他的發(fā)言熱情。

　　最關(guān)鍵的則是重復(fù)和總結(jié)。重復(fù)和總結(jié)既是對(duì)發(fā)言者最有效的反饋，也有助于幫助大家準(zhǔn)確理解發(fā)言者的意思，提高溝通效果。

　　傾聽還是一個(gè)排除“雜質(zhì)”的過(guò)程。比如：有些發(fā)言者天生就是個(gè)“跑偏的人”。他可能在講與主題無(wú)關(guān)的故事，很久才進(jìn)入主題，或者講得太模糊。還有些人則喜歡攻擊別人，總是給予消極的意見。主持人真正去全神貫注地聽，就會(huì)迅速發(fā)現(xiàn)這些偏離點(diǎn)，馬上采取對(duì)策，比如：給予一些非語(yǔ)言性的暗示，低頭看看手表，或者提議“能給點(diǎn)具體的建議嗎”。

　　非常常見的情況還有上邊開大會(huì)，下邊開小會(huì)。一旦出現(xiàn)這種情況，最有效的辦法是主持人“不說(shuō)”，示意發(fā)言者也“不說(shuō)”，想想看什么效果？會(huì)場(chǎng)突然安靜下來(lái)，開小會(huì)的人自然就不開了。

　　“說(shuō)”的技巧

　　除了聽，當(dāng)然還要說(shuō)。

　　一個(gè)很重要的說(shuō)話技巧是探詢。員工發(fā)言常常是不假思索的，或者過(guò)于激動(dòng)或者表達(dá)能力欠佳，往往使其他人不知所云。這時(shí)候主持人要了解他的真實(shí)意見，例如：“那結(jié)果怎么樣呢？”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？”不過(guò)，探詢之后并未結(jié)束。在發(fā)言者回答之后，主持人還需要繼續(xù)呼應(yīng)確認(rèn)，比如：“我明白你的意思了”，“我認(rèn)為問(wèn)題是……”如此，一個(gè)完整的溝通過(guò)程才算完成。

　　會(huì)議中，總難免有反對(duì)意見。對(duì)反對(duì)意見，主持人尤其要確保自己和大家都明白。這時(shí)候可以采用“測(cè)試”的問(wèn)話方式，來(lái)測(cè)試一下大家的理解情況。例如：“剛才某某的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說(shuō)：“你剛才是說(shuō)的這個(gè)意思，對(duì)嗎？”在測(cè)試之后，再把大家的意見集中，例如：“剛才大家討論得非常好，我來(lái)總結(jié)一下你們說(shuō)的是一、二、三……”使與會(huì)者一目了然。

　　在會(huì)議中，把大家的意見集中是主持人的一項(xiàng)重要功能。這也是需要很高技巧的。在會(huì)議進(jìn)行到一個(gè)小階段時(shí)，主持人需要將大家表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納，從低到高，并引導(dǎo)大家達(dá)成一致；下一個(gè)階段也如此，再引導(dǎo)大家進(jìn)一步達(dá)成一致，如此遞進(jìn)，最終達(dá)成整個(gè)會(huì)議的一致。在這個(gè)過(guò)程中，也有幾句常用的說(shuō)法可以借鑒，例如：“現(xiàn)在第一個(gè)問(wèn)題討論完了，接著我們?cè)龠M(jìn)一步，第二個(gè)問(wèn)題你怎么看？”“那我們?cè)偕钜徊?，你如何看待這個(gè)問(wèn)題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢？”

　　最后需要強(qiáng)調(diào)的是，一旦發(fā)現(xiàn)會(huì)議中有人在打瞌睡，就要考慮會(huì)議是不是進(jìn)行得太長(zhǎng)了？這時(shí)候可以休息五分鐘，或者把會(huì)議議程加快。

　　還有一個(gè)來(lái)自西方企業(yè)的觀點(diǎn)：主管不能主導(dǎo)會(huì)議。主管只是會(huì)議的參加者之一，但他仍然擁有其他權(quán)力和職責(zé)，包括做最后的決策。此點(diǎn)也供主管們參考。